Passende interne procedures voor het melden van inbreuken op financiële wetgeving


Bent u zelfstandig financieel tussenpersoon en hebt u personeel in dienst? Dan dient u vanaf 3 januari 2018 passende procedures te hebben voor het melden van inbreuken op de regels die onder het toezicht van de FSMA vallen.

 
Wie zal verplicht worden een interne procedure te verstrekken?
  • Instellingen (banken, kredietinstellingen, verzekeringsmaatschappijen,…) of personen met een vergunning of inschrijving verleend door de FSMA (tussenpersonen in bank- en beleggingsdiensten, verzekeringstussenpersonen, kredietbemiddelaars,…)
  • Instellingen of personen met een vergunning of inschrijving verleend door de Nationale Bank (alsook de Belgische kredietinstellingen met een vergunning verleend door de ECB), althans voor zover hun activiteiten ook onderworpen zijn aan het toezicht van de FSMA.
     
Wat is de bedoeling van die interne procedure?

De interne procedure moet het uw personeelsleden mogelijk maken om intern een aangifte te doen zonder daarvoor rechtstreeks (anoniem) bij de FSMA te moeten aankloppen. Hebt u geen personeel? Dan hoeft u uiteraard geen interne procedure te voorzien.

Waaraan moet de interne procedure voldoen?

Het is belangrijk om de interne melding van inbreuken te stimuleren. Dat kan enkel als de werknemer die te goeder trouw een inbreuk signaleert, daarvoor niet gestraft wordt. Daarom is het essentieel dat het personeel weet tot wie men zich kan richten bij een potentiële inbreuk en dat er een vertrouwensband bestaat met die persoon.

Belangrijk is ook dat er gevolg gegeven wordt aan een melding en dat die effectief onderzocht wordt. Om te bewijzen dat dit het geval is, kan men een register bijhouden waarin men inschrijft welke aangiftes er gedaan werden en welk  gevolg aan de aangiftes werd verleend, ook als er geen gevolg werd aan gegeven.Maar dan kan men de reden meedelen waarom geoordeeld werd dat de melding niet gegrond was.

Het spreekt voor zich dat de procedure in overeenstemming moet zijn met de wetgeving inzake de bescherming van de persoonlijke levenssfeer (GDPR).

Welke maatregelen kan de FSMA bij een inbreuk nemen?

Wanneer de FSMA een inbreuk vaststelt, kan ze een termijn opleggen waarbinnen de overtreding moet verholpen worden. Is de toestand na afloop van de termijn niet verholpen, dan kan de toezichthouder schorsen of verbieden om nog langer bepaalde diensten aan te bieden, desnoods met een administratieve geldboete tot gevolg.

Downloads